Fases Tipo - Planeamento Estratégico

Na sequência dos meus artigos anteriores sobre Planeamento estratégico escrevo agora sobre as Fases típicas no processo de planeamento (pois infelizmente estratégia é uma palavra que continua a fazer confusão a muitas mentes iluminadas).

Fases típicas no planeamento - descrição sumária

Quer o sistema seja uma organização, departamento, negócio, projecto, etc., o processo básico de planeamento inclui, tipicamente, uma natureza similar de actividades que são levadas a cabo de acordo com uma sequência certa. As fases são definidas com cuidado ou, em alguns casos, de forma intuitiva, como por ex. quando se planifica um pequeno esforço objectivo. A complexidade das várias fases (e sua duplicação através do sistema) depende directamente do raio de acção do sistema. Por exemplo, numa empresa de maior dimensão, as seguintes fases devem ser seguidas por cada divisão, cada departamento, cada grupo:

NOTA: Dependendo do tipo de participantes e de empresa/organização poderão ser atribuídos diferentes nomes para as actividades abaixo mencionadas, assim como poderão ser agrupadas de forma diferenciada. Contudo, a natureza das actividades e a sua sequência geral permanece sempre a mesma.

Estas fases não definem o processo de planeamento de forma completa ou ideal. (São apenas as fases mais usuais)

Propósito global de referência ("Missão") ou Resultado que se deseja alcançar no sistema
Durante o planeamento, os mentores (planificadores) têm em mente, de forma consciente ou subconsciente, o propósito global ou resultado que o plano deverá alcançar. Por exemplo, durante o planeamento estratégico, é crítico que se referencie a missão, ou objectivo global, da organização.

Influências
Durante o planeamento estratégico é importante considerarmos as diferentes forças "condutoras", ou influências principais, internas e externas que possam afectar positiva ou negativamente todo o plano e a organização. Em que "ambiente" será desenvolvido o plano? Poderão existir forças contrárias à implementação do plano? Deverá ser pensada alguma parceria ou aliança estratégica com entidades locais que permita reforçar os objectivos principais do plano?

Análise da situação
Durante o planeamento estratégico é usual conduzir-se uma análise "SWOT". SWOT é um acrónimo para se considerar as forças ("strenghts") e fraquezas ("weaknesses") da organização, e as oportunidades ("opportunities") e ameaças ("threats") que terão de ser enfrentadas pela organização. Durante esta análise, os planificadores podem, também, servir-se duma variedade de estimativas / projecções ou métodos para melhor se medir a "saúde" dos sistemas.

Estabelecer Metas
Com base na análise e no alinhamento da missão global do sistema, deve estabelecer-se um conjunto de metas para construção e/ou reforço de forças para que se tome vantagem das oportunidades, e ao mesmo tempo, reduzir-se as fraquezas e eliminar as ameaças.
Estabelecer Estratégias para que se alcancem as Metas
O tipo de estratégias (ou métodos para se alcançar as metas) a escolher depende directamente de questões de capacidade financeira, pragmatismo e eficiência.
Estabelecer Objectivos, durante o percurso, para se atingirem as Metas
Os objectivos são seleccionados para serem aplicados no tempo e indicativos do progresso até se atingirem as metas.

Associar Responsabilidades e "deadlines" a cada Objectivo
As Responsabilidades são atribuídas, incluindo as necessárias para implementação do plano, e para que se atinjam as várias metas e objectivos. Idealmente, devem ser estabelecidos "deadlines" (prazos) para cada responsabilidade.

Escrever e comunicar um documento do Plano
Toda a informação mencionada nos pontos anteriores deve ser organizada e descrita num documento que é depois distribuído por todo o sistema.

Reconheça as vitórias e celebre o sucesso
Este passo crítico é muitas vezes ignorado, o que pode, eventualmente, minar o sucesso de muitos dos esforços futuros de planificação estratégica. O propósito de um plano é ultrapassar um problema actual ou seguir uma meta de desenvolvimento. Pode parecer simplista o facto de se reconhecer quando o problema é resolvido ou a meta atingida. Contudo, este passo é muitas vezes ignorado no processo de planeamento com a justificação subconsciente de se pensar logo no objectivo seguinte. Saltar este passo pode, no entanto, cultivar apatia e cepticismo, ou até mesmo cinismo, na sua organização. Não o ignore! Reconheça as vitórias (mesmo as pequenas) e celebre-as com a sua equipa!